A számviteli munka során a munkavégzés alapja a bizonylat, hiszen minden egyes gazdasági esemény hatását alaki és tartalmi feltételeknek megfelelő bizonylat alapján lehet a könyvekben rögzíteni.
Számviteli bizonylatok
A bizonylat a gazdasági eseményekről készített, hitelt érdemlő okmány (számla, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bankkivonat, jogszabályi rendelkezés, egyéb ilyennek minősíthető irat), amely a gazdasági esemény számviteli elszámolását (nyilvántartását) támasztja alá. A bizonylat (ideértve mind a kibocsátott, mind a befogadott bizonylatokat) alaki és tartalmi hitelessége, megbízhatósága – ha az más módon nem biztosítható – a gazdálkodó képviseletére jogosult személy vagy belső szabályzatban erre külön feljogosított személy aláírásával is igazolható.
Bizonylati elv és bizonylati fegyelem
Minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani (készíteni). A gazdasági műveletek (események) folyamatát tükröző összes bizonylat adatait a könyvviteli nyilvántartásokban rögzíteni kell. A számviteli bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában, illetve időszakában magyar nyelven kell kiállítani. Ez azt jelenti, a számviteli törvény értelmében a teljesítést megelőzően bizonylat (számla) nem állítható ki.
Szigorú számadású bizonylatok
A készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat, továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni. A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott vagy a kibocsátásukra jogosult személynek olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja azok elszámoltatását. A vállalkozások, könyvelők a korábbi években jellemzően csak a nyomdai úton előállított számlákról készítettek nyilvántartást, azonban fel kell hívni a figyelmet a számviteli törvény vonatkozó szakaszára, mely alapján a nyomdai úton előállított pénztárbizonylatok, illetve például a szállítólevelek is szigorú számadási kötelezettség alá tartoznak.
A bizonylatok megőrzése
A gazdálkodó az üzleti évről készített beszámolót, az üzleti jelentést, valamint az azokat alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, továbbá a naplófőkönyvet, vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 8 évig köteles megőrizni. A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni.
A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik a megőrzési kötelezettség.
Az eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylatról – a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével – készített elektronikus másolattal a számviteli törvény szerinti bizonylatmegőrzési kötelezettség teljesíthető, ha a másolatkészítés alkalmazott módszere biztosítja az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.
Forrás: http://ado.hu/rovatok/szamvitel/ugyeljuk-a-bizonylatok-helyes-kezelesere
